هل أرشيفك جاهز للذكاء الاصطناعي؟ خمسة اختبارات قبل أن يقرأ وثائقك

تخيّل الإدارة القانونية في إحدى الجهات الحكومية وهي تجرّب مساعدًا ذكيًا ربطته بمجلدات وثائقها. يسأله أحد الموظفين سؤالًا بسيطًا: متى ينتهي عقد صيانة المرافق؟

يأتي الرد خلال ثانيتين، ومعه تاريخ محدد ومرجع الملف. ويكون خاطئًا.

فالمساعد أخذ التاريخ من مسودة غير موقّعة محفوظة في المجلد نفسه مع العقد النهائي. أما النسخة الموقّعة فصورة ممسوحة ضوئيًا بلا أي وصف، فلم يرها المساعد أصلًا.

ولن ينتبه أحد للخطأ حتى تبدأ إدارة المشتريات إجراءات التجديد متأخرة ثلاثة أشهر.

يقرأ الذكاء الاصطناعي أرشيفك أسرع من أي موظف، ويلتقط في طريقه كل ثغرة فيه.

ماذا يعني أن يكون الأرشيف جاهزًا للذكاء الاصطناعي؟

قد تسترجع أدوات الذكاء الاصطناعي المربوطة بالأرشيف الوثائق قبل صياغة الإجابة، باستخدام النص الكامل أو البيانات الوصفية أو كليهما. لذلك تؤثر جودة الوثائق وطريقة تطبيق الصلاحيات في النتائج. ويجمع الأرشيف الجاهز أربع صفات:

موصوف. تحمل كل وثيقة بيانات فهرسة تعرّف بها، مثل اسم المورد أو الرقم الوظيفي أو التاريخ.

دقيق. راجع أحدهم بيانات الفهرسة على الوثيقة نفسها قبل قبولها.

محسوم. النسخة المعتمدة منفصلة بوضوح عن المسودات والنسخ الأخرى.

محكوم الصلاحيات. لا يطّلع على الوثيقة إلا من يحق له ذلك.

يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في وصف الوثائق ومراجعتها، لكنه لا يغني عن إجراءات معتمدة لإدارتها. ابدأ بضبط هذه الإجراءات منذ إدخال الوثائق وحوكمتها.

خمسة اختبارات تجريها على أرشيفك هذا الأسبوع

لن تحتاج إلى برنامج جديد، ولن يأخذ أي اختبار أكثر من ساعة. اختر عيّنة حقيقية من العمل اليومي، لأن المجلد المرتب المُعدّ للعروض لن يكشف لك شيئًا.

1. اختبار البحث. اختر عشر وثائق طلبتها فرقك في الربع الماضي، وسلّم القائمة لزميل. اطلب منه أن يجد كل واحدة بالمعلومة التي يبحث بها الناس عادةً: اسم المورد، أو رقم العقد، أو الرقم الوظيفي.

علامة الإخفاق: يتنقّل بين المجلدات، أو يفتح الملفات واحدًا تلو الآخر، أو يذهب ليسأل من حفظها.

أهميته للذكاء الاصطناعي: الوصف الواضح يحسّن الاسترجاع. والوثيقة التي يعتمد العثور عليها على ذاكرة موظف قد يصعب على أداة الذكاء الاصطناعي استرجاعها أيضًا.

2. اختبار الاتساق. افتح عشرين وثيقة من النوع نفسه وقارن حقول فهرستها جنبًا إلى جنب. انظر إلى صيغة التاريخ، وطريقة كتابة الأسماء، وهل اكتملت الحقول الإلزامية أصلًا.

علامة الإخفاق: المورد الواحد مكتوب بثلاث طرق، والتواريخ بصيغ مختلفة، ونصف الوثائق بحقول فارغة.

أهميته للذكاء الاصطناعي: البيانات غير المتسقة تحوّل المورد الواحد إلى ثلاثة موردين. اطلب كل العقود مع هذا المورد، وستأتيك قائمة ناقصة دون أي تنبيه إلى أن وثائق سقطت منها.

3. اختبار النسخة المعتمدة. اختر خمسة عقود أو سياسات مرّت بتعديلات، واسأل عن كل منها: أي ملف هو النسخة المعتمدة؟ وكيف عرفت؟

علامة الإخفاق: المسودات والنسخ النهائية متجاورة بأسماء متقاربة، والإجابة تتوقف على من حفظها.

أهميته للذكاء الاصطناعي: لن يميّز المساعد الذكي بين وثيقة روجعت ومسودة لم تُراجَع ما لم يميّز الأرشيف بينهما. وهذا تحديدًا ما حدث مع عقد الصيانة.

4. اختبار الصلاحيات. اطلب من إدارة تقنية المعلومات حساب اختبار مصرحًا به يمثّل موظفًا مبتدئًا من إدارة أخرى. استخدم وثائق اختبار معتمدة للتأكد من تقييد الفئات الحساسة، مثل الرواتب والقضايا القانونية ومحاضر مجلس الإدارة.

علامة الإخفاق: تنفتح ملفات حساسة لأن أحدهم حفظها في مجلد مشترك.

أهميته للذكاء الاصطناعي: المساعد المربوط بمجلد يصل عادةً إلى كل ما يتيحه هذا المجلد. ومع صلاحيات متساهلة، قد يكفي سؤال حسن الصياغة لإظهار وثيقة ما كان ينبغي لصاحب السؤال أن يراها.

5. اختبار السجل. خذ وثيقة مهمة وحاول أن تتتبع مسارها: من أدخلها؟ من راجعها؟ ومع من الأصل الورقي؟

علامة الإخفاق: لا أحد يعرف، أو الإجابة مدفونة في بريد أحد الموظفين.

أهميته للذكاء الاصطناعي: حين يشكك مدير أو مراجع في إجابة قدّمها الذكاء الاصطناعي، عليك أن ترجعها إلى وثيقة تستطيع الدفاع عنها. ومن دون سجل، لن تستطيع.

بطاقة التقييم: جاهز أم لم يجهز بعد

إذا حصلت على «لم يجهز بعد» في اختبارين أو أكثر، فأصلح الأرشيف قبل أن تقترب منه أي تجربة للذكاء الاصطناعي. والخبر الجيد أن كل ثغرة في هذا الجدول مشكلة في إدارة الوثائق، ومشكلات إدارة الوثائق حلولها معروفة.

كيف تهيّئ ELArchive الوثائق لأي نظام يقرؤها

ما سبق انضباط في إدارة الوثائق، وELArchive هي المنصة التي بنيناها لتطبيقه. تعمل منذ عام 2008 لدى جهات حكومية ومؤسسات خاصة في مصر والسعودية.

البحث والاتساق. يعرّف المشرف أنواع الوثائق وأنواع الملفات، ويحدد لكل نوع حقول فهرسته. وقواعد التحقق هي التي تقرر ما يقبله كل حقل: رقمًا، أو بريدًا إلكترونيًا، أو عددًا محددًا من الأحرف. والنتيجة بسيطة: لن يحفظ الموظف عقدًا بلا اسم مورد، ولن يكتب حروفًا في خانة الأرقام.

الصفحات الممسوحة بلا وصف. تقرأ ELArchive النص في الصفحات الممسوحة بالعربية والإنجليزية، فيصل البحث إلى أي كلمة في متن الوثيقة، لا في حقول الفهرسة وحدها. ولو كان الأرشيف يعمل بهذه الطريقة، لظهر عقد الصيانة الموقّع من نصه.

الاسترجاع. أمام المستخدم أربع شاشات بحث: للوثائق، وللنص داخلها، وللملفات، وللنص داخلها. يبحث بنوع الوثيقة أو نوع الملف، أو بالباركود الخاص بالوثيقة أو بالملف، ثم ينتقل من الملف إلى الوثائق التي يضمها.

الدقة. يكتب موظف الإدخال والصورة الممسوحة أمامه بجانب الشاشة. بعدها يراجع مراجع جودة مختص الوثيقة وبيانات فهرستها، فيعتمدها أو يرفضها مع تسجيل سبب الرفض، مثل رداءة المسح أو خطأ في الفهرسة. والوثيقة المرفوضة تعود إلى الفريق المعني للتصحيح قبل أن تدخل الأرشيف.

النسخة المعتمدة. لا تدخل أي وثيقة الأرشيف قبل أن يعتمدها فريق الجودة، فما تجده في الأرشيف هو ما روجع. وتبقى النسخ السابقة محفوظة، مع سجل يوضّح من عدّل وماذا عدّل.

الصلاحيات. تحدد بدقة من يعرض كل ملف أو ينزّله أو يطبعه، لكل مستخدم ولكل مجموعة، وتحدد الإدارات التي يطّلع كل مستخدم على ملفاتها. وتستطيع أيضًا حجب بعض وظائف النظام عن مستخدمين بعينهم. وتقصر مستويات السرية الملفات الحساسة على من يحمل التصريح. ويدخل المستخدمون بحساباتهم في Active Directory، فتبقى الصلاحيات مربوطة بالهويات التي تديرها إدارة تقنية المعلومات.

السجل. لكل وثيقة حالة ظاهرة: معلّقة، أو مقبولة، أو مرفوضة، أو جاهزة للمراجعة، ويظهر معها من أنشأها. وإذا استعار أحدهم ملفًا ورقيًا، يعرض النظام مكانه ومع من. ويطّلع المديرون على تقارير عن الأرشيف نفسه، منها حالة المجلدات عبر المستخدمين والإدارات، والمجلدات غير المكتملة.

ابدأ بالوثائق التي ستقرؤها تجربتك الأولى

لا يلزمك إصلاح الأرشيف كله قبل التجربة. يكفي أن تصلح الجزء الذي ستقرؤه.

حدد نوعين أو ثلاثة من الوثائق ستعتمد عليها التجربة أولًا. والعقود وخطابات الموارد البشرية والمراسلات الواردة نقاط بداية شائعة. أجرِ الاختبارات الخمسة على هذه الأنواع وحدها، وستتحول نقاط الإخفاق إلى قائمة عمل قصيرة ومحددة: حقول تحتاج إلى تعريف، ووثائق تحتاج إلى مراجعة، وصلاحيات تحتاج إلى ضبط.

إن كانت تجربة الذكاء الاصطناعي ضمن خططك، فأحضر لنا أنواع الوثائق التي ستقرؤها أولًا. نجري معك الاختبارات الخمسة على عيّنة حقيقية، ونبيّن لك ما يحتاج إلى إصلاح قبل أن تبدأ التجربة.

الأسئلة الشائعة