المسح
نرقمن الأرشيف المتراكم والمستندات الواردة يوميًا بكميات كبيرة.
بيانات توضيحية لسير العمل
المسح / مساحة العملآلية العمل
أخطاء الأرشفة نادرًا ما تظهر في حينها، بل بعد سنوات حين تُطلب الوثيقة ولا تُوجد. لذلك بُنيت ELArchive لتكشف الخطأ قبل أن يدخل الأرشيف.
باختصار: تمرّ كل وثيقة في ELArchive بخمس مراحل متتالية: المسح، فالفهرسة، فالمراجعة، فالاعتماد، فالاسترجاع. ويطابق فريق الجودة كل دفعة مع أصلها الورقي، فلا يدخل الأرشيف إلا ما اعتُمد، وتُسجّل كل مرحلة باسم منفّذها ووقتها.
تتبّع السجل
اختر مرحلة لتعرف ما يحدث
قبل الانتقال إلى التالية.
نرقمن الأرشيف المتراكم والمستندات الواردة يوميًا بكميات كبيرة.
بيانات توضيحية لسير العمل
المسح / مساحة العملنصف كل نوع مستند بالحقول التي يبحث بها فريقك فعليًا.
بيانات توضيحية لسير العمل
الفهرسة / مساحة العملنطابق الصفحات والصور والبيانات مع الأصل.
بيانات توضيحية لسير العمل
المراجعة / مساحة العمللا تدخل الأرشيف إلا الوثائق التي ثبتت صحتها.
بيانات توضيحية لسير العمل
الاعتماد / مساحة العمليصل فريقك إلى أي ملف من أي متصفح خلال لحظات.
بيانات توضيحية لسير العمل
الاسترجاع / مساحة العملاكتشف الخطأ قبل أن يصبح مشكلة
يرى المشرفون المشكلة والدفعة لا تزال بين أيديهم.
أُعيدت إلى المسح
أُرسلت لإعادة المسح
أُعيدت إلى الفهرسة
يرى المشرفون المشكلة والدفعة لا تزال بين أيديهم.
بطاقات مراجعة توضيحيةالكلمات موجودة في الصفحة
تقرأ ELArchive النص في كل صفحة ممسوحة، بالعربية والإنجليزية.
جرّب «شرط جزائي» أو «2019» أو «CT/2019-0457» في هذا الأرشيف التوضيحي.
…يُطبّق الشرط الجزائي بعد مضي 30 يومًا…
سنة المستند: 2019نتيجة توضيحية، دون البحث في سجلات مؤسسية.
سجل لكل تسليم
| الوقت | من تعامل معه | الإجراء |
|---|---|---|
| 09:02 | فريق المسح | مسح الدفعة 0457 |
| 10:15 | م. حسن | تمت الفهرسة |
| 11:40 | مراجع الجودة | تحقق واعتماد |
| 14:05 | الإدارة القانونية | فُتح الملف |
| 14:30 | الإدارة المالية | استعارة، الإعادة خلال 5 أيام |
من الأرشيف المتراكم إلى المتصفح
قبل أن تبدأ
المسح، والفهرسة، والمراجعة، والاعتماد، والاسترجاع.
تسجيل البيانات الأساسية لكل وثيقة، مثل رقمها وتاريخها والجهة المعنية والإدارة، بحيث تُسترجع بأي منها.
يطابق مراجعو الجودة عدد الصفحات ووضوح المسح وبيانات الفهرسة مع الدفعة الأصلية قبل الاعتماد.
تعود لإعادة المسح أو التصحيح، ولا تدخل الأرشيف حتى تجتاز المراجعة.
نعم، تتحول كل صفحة ممسوحة إلى نص قابل للبحث بالعربية والإنجليزية.
نعم، على المنصة نفسها وعبر المراحل الخمس ذاتها.
فرق IT-Blocks مباشرة على منصة ELArchive، فتبقى مسؤولية المراحل كلها لدى فريق واحد.
نعم، نضع معكم حقول كل نوع مستند وقواعد فهرسته أثناء المشروع.
يتوقف ذلك على حجم المستندات وأنواعها، ونحدد الجدول الزمني معكم بعد جلسة التقييم.
تتحدد بحجم المستندات وأنواعها ونطاق العمل، وتتسلّمون عرض السعر بعد مراجعتها في جلسة التقييم.
قوائم مراجعة وإرشادات عملية للبحث والرقمنة وجودة الوثائق.