آلية العمل

أرشفة إلكترونية تخضع فيها كل وثيقة للمراجعة قبل حفظها

أخطاء الأرشفة نادرًا ما تظهر في حينها، بل بعد سنوات حين تُطلب الوثيقة ولا تُوجد. لذلك بُنيت ELArchive لتكشف الخطأ قبل أن يدخل الأرشيف.

  1. 01 المسح استلام الورق
  2. 02 الفهرسة تسجيل البيانات
  3. 03 المراجعة اكتشاف الأخطاء
  4. 04 الاعتماد التحقق النهائي
  5. 05 الاسترجاع العثور على الإجابة
فريق واحد، ومنصة واحدة.كل مرحلة تترك سجلًا.
باختصار

باختصار: تمرّ كل وثيقة في ELArchive بخمس مراحل متتالية: المسح، فالفهرسة، فالمراجعة، فالاعتماد، فالاسترجاع. ويطابق فريق الجودة كل دفعة مع أصلها الورقي، فلا يدخل الأرشيف إلا ما اعتُمد، وتُسجّل كل مرحلة باسم منفّذها ووقتها.

تتبّع السجل

خمس مراحل مترابطة، لا تُتجاوز إحداها

اختر مرحلة لتعرف ما يحدث
قبل الانتقال إلى التالية.

01المسح

المسح

نرقمن الأرشيف المتراكم والمستندات الواردة يوميًا بكميات كبيرة.

بيانات توضيحية لسير العمل
ELArchiveالمسح / مساحة العمل
الدفعة 0457تم المسح
المستند01
المستند02
المستند03
الصفحات الممسوحة312 صفحة
المرحلة التاليةفهرسة المستندات

اكتشف الخطأ قبل أن يصبح مشكلة

الخطأ الذي يُكتشف اليوم يُصحّح في دقائق، والذي يُكتشف بعد سنوات يصبح ملاحظة في تقرير التدقيق.

يرى المشرفون المشكلة والدفعة لا تزال بين أيديهم.

أُعيد للتصحيح

الصفحة 14 ناقصة

أُعيدت إلى المسح

الدفعة 0457لم تدخل الأرشيف
أُعيد للتصحيح

الختم غير واضح

أُرسلت لإعادة المسح

الدفعة 0457لم تدخل الأرشيف
أُعيد للتصحيح

تاريخ العقد فارغ

أُعيدت إلى الفهرسة

الدفعة 0457لم تدخل الأرشيف

يرى المشرفون المشكلة والدفعة لا تزال بين أيديهم.

بطاقات مراجعة توضيحية

سجل لكل تسليم

مسار كل وثيقة موثّق منذ لحظة مسحها

CT/2019-0457
الوقتمن تعامل معهالإجراء
09:02فريق المسحمسح الدفعة 0457
10:15م. حسنتمت الفهرسة
11:40مراجع الجودةتحقق واعتماد
14:05الإدارة القانونيةفُتح الملف
14:30الإدارة الماليةاستعارة، الإعادة خلال 5 أيام
سجل تدقيق توضيحي
رسم توضيحي لتحويل الملفات الورقية إلى أرشيف إلكتروني قابل للبحث

من الأرشيف المتراكم إلى المتصفح

أرشيف ورقي عمره سنوات؟ يمرّ بالمراحل الخمس نفسها، وبالضوابط نفسها.

خطّط لمشروع رقمنة أرشيفك

قبل أن تبدأ

إجابات عن مراحل
الأرشفة.

ما مراحل الأرشفة في ELArchive؟

المسح، والفهرسة، والمراجعة، والاعتماد، والاسترجاع.

ما المقصود بفهرسة الوثائق؟

تسجيل البيانات الأساسية لكل وثيقة، مثل رقمها وتاريخها والجهة المعنية والإدارة، بحيث تُسترجع بأي منها.

كيف تُراجَع جودة الوثائق؟

يطابق مراجعو الجودة عدد الصفحات ووضوح المسح وبيانات الفهرسة مع الدفعة الأصلية قبل الاعتماد.

ما مصير الوثائق المرفوضة؟

تعود لإعادة المسح أو التصحيح، ولا تدخل الأرشيف حتى تجتاز المراجعة.

هل تدعم المنصة التعرف على النصوص (OCR)؟

نعم، تتحول كل صفحة ممسوحة إلى نص قابل للبحث بالعربية والإنجليزية.

هل ترقمنون أرشيفنا القائم؟

نعم، على المنصة نفسها وعبر المراحل الخمس ذاتها.

من يتولّى المسح والمراجعة؟

فرق IT-Blocks مباشرة على منصة ELArchive، فتبقى مسؤولية المراحل كلها لدى فريق واحد.

هل نحدد حقول الفهرسة بأنفسنا؟

نعم، نضع معكم حقول كل نوع مستند وقواعد فهرسته أثناء المشروع.

كم تستغرق كل مرحلة؟

يتوقف ذلك على حجم المستندات وأنواعها، ونحدد الجدول الزمني معكم بعد جلسة التقييم.

ما تكلفة مشروع ELArchive؟

تتحدد بحجم المستندات وأنواعها ونطاق العمل، وتتسلّمون عرض السعر بعد مراجعتها في جلسة التقييم.

بداية واضحة، ومراحل منضبطة.

ابدأ بصندوق واحد، وتابعه وهو يجتاز المراحل كلها.

احجز جلسة تقييم

أدلة تساعدك في تخطيط أرشيفك

قوائم مراجعة وإرشادات عملية للبحث والرقمنة وجودة الوثائق.