مشروع رقمنة الوثائق: كيف تديره وتقيس تقدمه كل أسبوع

تخيّل وحدة وثائق في شهرها الثالث من مشروع الرقمنة. الماسحات الضوئية تعمل كل يوم. ثم يمرّ أحد كبار المديرين ويطرح سؤالًا مشروعًا: إلى أين وصلنا؟

يجيب مدير المشروع بصراحة: في المنتصف تقريبًا.

لم يحصِ أحد الصفحات في البداية، فلا أحد يعرف أين يقع المنتصف.

لماذا تفقد مشاريع الرقمنة مسارها؟

غالبًا لأن الفريق يقيس ما يسهل رؤيته: الصناديق التي تخرج من غرفة الأرشيف، والصور التي تخرج من الماسحات، والأسابيع التي تمضي في التقويم.

أما المراحل التي تحدد النجاح فيصعب ملاحظتها. الفهرسة تصف كل وثيقة ليجدها الناس، ومراجعة الجودة تفحص الصورة والبيانات قبل قبول أي شيء. وحين تتأخر هاتان المرحلتان، يبدو المشروع مزدحمًا بالعمل بينما يكاد الأرشيف القابل للاستخدام لا ينمو.

قبل أول صفحة تُمسح: احصر حجم الأرشيف

لا تستطيع قياس مشروع بلا إجمالي معروف، وأربع خطوات توصلك إليه.

1. ابدأ بعيّنة. خذ عشرة صناديق من رفوف مختلفة وسنوات مختلفة. احسب عدد الملفات في كل صندوق، والوثائق في كل ملف، والصفحات في كل وثيقة. ثم احسب المتوسط واضربه في عدد الصناديق.

2. اتفق على أنواع الوثائق. اكتب قائمة بكل نوع وثيقة في الأرشيف وحقول الفهرسة التي يحتاجها. العقد يحتاج اسم المورد وتاريخ الانتهاء، وملف الموظف يحتاج الرقم الوظيفي.

3. حدد متى تعدّ الوثيقة منجزة. الوثيقة المنجزة هي التي مُسحت وفُهرست واعتمدتها المراجعة. أما احتساب الصفحات الممسوحة تقدّمًا فيُخفي معظم العمل.

4. قِس وقت صندوق واحد. امسح صندوقًا واحدًا وفهرِسه وراجعه من البداية إلى النهاية، وسجّل الوقت الذي استغرقته كل مرحلة. الآن لديك تقدير أولي لمعدل الإنجاز وموعد انتهاء واقعي.

التقرير الأسبوعي: خمسة أرقام تخبرك أين تقف

الأرقام الخمسة تتسع لصفحة واحدة. والمدير الذي يقرأ هذه الصفحة كل أسبوع لن يحتاج إلى السؤال عن موقع المشروع.

ثلاث طرق يتعثر بها المشروع، وكيف تكشفها الأرقام

المسح يسبق الفهرسة. الماسحات سريعة، وتشغيلها سهل، فتتكدس الصور في انتظار الإدخال. تكبر مساحة التخزين ونتائج البحث على حالها. وخلال أسبوع، تظهر المشكلة في الفجوة بين الصفحات الممسوحة والوثائق المكتملة.

الجودة تتراجع تحت ضغط الموعد. كلما اقترب التسليم، اعتمد المراجعون أسرع وفحصوا أقل. تنخفض نسبة الرفض لسبب خاطئ، وتظهر الأخطاء بعد شهور حين يعجز أحدهم عن إيجاد ملف. لذلك انتبه للانخفاض المفاجئ في الرفض بقدر ما تنتبه للارتفاع المفاجئ.

ملفات تتوقف في المنتصف. ينتقل موظف إلى دفعة أخرى تاركًا مجلدًا لم يكمل فهرسته، ولا يكمله أحد. ويلتقط تقرير المجلدات غير المكتملة هذه الحالات قبل أن تتحول إلى ثغرات دائمة.

كيف تدير ELArchive مشروع الرقمنة

مع ELArchive، يُمسح الأرشيف المتراكم ويُفهرس ويُراجَع مباشرة على المنصة نفسها التي ستستخدمها فرقك كل يوم بعد ذلك. فلا تحتاج لاحقًا إلى نقل بياناتك من أداة مشروع إلى نظام وثائق. وتعمل ELArchive منذ عام 2008 لدى جهات حكومية ومؤسسات خاصة في مصر والسعودية.

المراجعة تفحص الدفعة كلها. قبل قبول أي وثيقة، يفحص فريق الجودة ثلاثة أمور:

• سلامة العدد: يطابق عدد الصفحات في كل وثيقة وعدد الوثائق في كل ملف مع الدفعة الورقية.
• جودة الصورة: يتأكد أن كل صفحة واضحة قبل دخولها الأرشيف.
• دقة البيانات: يتحقق من اكتمال حقول الفهرسة وصحتها لكل نوع.

وما يرفضه يعيده إلى الفريق المعني مع تسجيل السبب، مثل مشكلة في المسح أو خطأ في الفهرسة.

إدخال أسرع بلا تهاون. يرى موظف الإدخال الصورة بجانب الشاشة ويكتب مما أمامه، وقواعد التحقق تضبط كل حقل. ويمكن أن تحمل كل وثيقة باركودًا، وتقبل المنصة صيغ TIFF وPDF وJPG.

الأرقام الأسبوعية جاهزة. في المنصة تقارير تغطي:

• الإدخال اليومي للمجلدات والوثائق
• حالة المجلدات عبر جميع المستخدمين والإدارات
• إحصائيات أداء المستخدمين
• المجلدات غير المكتملة

ومنها تخرج معظم أرقام صفحتك الأسبوعية، دون جدول تجمعه بيدك.

فريق واحد للمنصة والمسح. تقدم IT-Blocks خدمة المسح الضوئي للتراكمات (Backlog Scanning) بفريقها. والفريق الذي يمسح أرشيفك يعرف المنصة التي يُدخل إليها الوثائق.

ابدأ بصندوق واحد

قبل أن تضع أي جدول زمني، أخرج صندوقًا واحدًا من غرفة الأرشيف. احسب ملفاته ووثائقه وصفحاته، ثم قِس الوقت الذي يأخذه مسحه وفهرسته ومراجعته كما ينبغي.

هذا الصندوق يعطيك عددًا من الصفحات تبني عليه حساباتك، ومعدل إنجاز تخطط على أساسه، ونظرة مبكرة إلى أنواع الوثائق التي ستبطئ العمل.

أحضر لنا أرقام صندوقك وتوقيتاته، ونحوّلها معك إلى خطة مشروع بأهداف أسبوعية تستطيع الإبلاغ عنها من الأسبوع الأول.

الأسئلة الشائعة