البحث والاسترجاع

استرجاع أي وثيقة مؤرشفة، ولو لم يكن رقمها المرجعي معروفًا

يبحث فريقك بالتاريخ أو الجهة أو الإدارة أو بأي كلمة وردت في المستند، بالعربية أو الإنجليزية، ثم يعرف مع من الملف الآن، وما النسخة المعتمدة، ومن اطّلع عليه آخر مرة.

ELArchiveالأرشيف المؤسسيمثال تفاعلي
البحث والاسترجاع

أربع طرق للبحث، تبدأ كلها مما يتذكره الموظف

الإنجليزية والعربية

تعرف نوع المستند؟ ابحث بأي حقل من حقول فهرسته.

جارٍ تحميل السجلات التوضيحية…

واجهة وسجلات توضيحية. جرّب البحث للتعرّف على سير العمل، دون الوصول إلى سجلات مؤسسية.

أربع طرق للبحث،
وأرشيف واحد.

باختصار: توفّر ELArchive أربع شاشات بحث: في المستندات، وفي نصوصها، وفي الملفات، وفي نصوصها. وتظهر النتائج في المتصفح، مع سجل مربوط بكل ملف يوثّق الاستعارات والنسخ ومرات الاطّلاع.

ابدأ بما تعرفه

معظم الطلبات تصل دون رقم مرجعي، والمنصة لا تحتاج إليه

يبحث فريقك في كل نوع مستند بالحقول التي يعتمد عليها في عمله اليومي.

جرّب بحثًا توضيحيًا

اختر حقلًا لتجربته في الأرشيف أعلاه.

تعرف مكان الملف الأصلي دائمًا

حين يغادر الملف الأرشيف، يبقى مساره معروفًا

يُسجّل كل طلب وتسليم وإعادة في سجل الملف، باسم المستلم وموعد الإعادة.

إعارة الملفاتسجل توضيحي

عقد توريد

CT/2019-0457

المستلم الحاليالإدارة المالية
مُعار
موعد الإعادةالخميس
  1. طُلب
  2. معتمد
  3. لدى الإدارة المالية
  4. أُعيد
سجل النسخمثال توضيحي

عقد توريد

CT/2019-0457
v3.0النسخة الحالية

النسخة الحالية تفتح أولًا.

سجل واحد، وكل نسخه محفوظة.

تفتح النسخة الأحدث أولًا، وتبقى السابقة محفوظة

النسخ السابقة لا تُحذف، بل تبقى محفوظة مع سجل يبيّن من عدّل وماذا عدّل ومتى.

احتفظ بالسجل، واعمل على النسخة الحالية.

الملف نفسه، على مكاتب متعددة.

الإدارة القانونية والمالية والتدقيق على الملف ذاته في وقت واحد

الملف الورقي لا يكون إلا على مكتب واحد، أما الوثيقة الرقمية فتُفتح لكل من يحمل صلاحية الاطّلاع عليها.

عقد توريدسجل واحد مشترك
قالشؤون القانونيةوصول مخوّل
مالإدارة الماليةوصول مخوّل
Aالتدقيقوصول مخوّل

مثال توضيحي للوصول

من المخزن إلى الشاشة

طريق أقصر إلى الإجابة.

الأرشيف الورقي

نموذج طلب، ثم بحث في المخزن، ثم نسخة مصوّرة، ثم انتظار عودة الأصل.

  1. نموذج طلب
  2. بحث في المخزن
  3. نسخة مصوّرة
  4. انتظار عودة الأصل

ما تحتاج إلى معرفته

أسئلة البحث،
وإجابات واضحة.

كيف أبحث عن مستند في ELArchive؟

من خلال إحدى شاشات البحث الأربع، بحقول الفهرسة أو بكلمات واردة في النص.

هل يمكن البحث دون رقم مرجعي؟

نعم، بالتاريخ أو الجهة أو الإدارة أو نوع المستند أو أي كلمة في الصفحة.

هل يعمل البحث باللغة العربية؟

نعم، البحث بالحقول والبحث في النص الكامل كلاهما يعمل بالعربية والإنجليزية.

هل يمكن لأكثر من موظف فتح المستند نفسه؟

نعم، يستطيع المخوّلون في إدارات مختلفة الاطّلاع عليه في الوقت نفسه.

كيف تتم استعارة الملفات؟

تُسجّل الطلبات والموافقات والتسليم والإعادة كلها في سجل الملف.

هل تُحفظ النسخ السابقة؟

نعم، مع سجل يبيّن من عدّل وماذا عدّل.

هل يمكن البحث في ملف قضية كامل دفعة واحدة؟

نعم، فشاشتا البحث في الملفات تغطيان كل مستند في الملف، بما في ذلك نصوصه.

هل تجتمع المستندات العربية والإنجليزية في أرشيف واحد؟

نعم، ويُبحث فيها من الشاشات نفسها.

من يرى نتائج البحث؟

من تسمح له صلاحيات مجموعته ومستوى السرية الذي يحمله فقط.

هل يلزم تثبيت برامج للبحث؟

لا، يعمل البحث من المتصفح.

لنبدأ بالملف الأصعب في العثور عليه

أحضر أصعب طلب يواجهه فريقك، وننفّذه أمامك في الجلسة.

ما الفرق بين البحث بالفهرسة والبحث في النص؟

تبحث الفهرسة في الحقول التي تصف الوثيقة، مثل رقم العقد واسم المورد. أما البحث في النص الكامل فيبحث في كلمات المستند، بما فيها النص الذي تتعرّف عليه المنصة في الصفحات الممسوحة. وتتكامل الطريقتان للوصول إلى الوثائق.

أدلة تساعدك في تخطيط أرشيفك

قوائم مراجعة وإرشادات عملية للبحث والرقمنة وجودة الوثائق.