نموذج طلب، ثم بحث في المخزن، ثم نسخة مصوّرة، ثم انتظار عودة الأصل.
- نموذج طلب
- بحث في المخزن
- نسخة مصوّرة
- انتظار عودة الأصل
البحث والاسترجاع
يبحث فريقك بالتاريخ أو الجهة أو الإدارة أو بأي كلمة وردت في المستند، بالعربية أو الإنجليزية، ثم يعرف مع من الملف الآن، وما النسخة المعتمدة، ومن اطّلع عليه آخر مرة.
الأرشيف المؤسسيمثال تفاعليتعرف نوع المستند؟ ابحث بأي حقل من حقول فهرسته.
واجهة وسجلات توضيحية. جرّب البحث للتعرّف على سير العمل، دون الوصول إلى سجلات مؤسسية.
باختصار: توفّر ELArchive أربع شاشات بحث: في المستندات، وفي نصوصها، وفي الملفات، وفي نصوصها. وتظهر النتائج في المتصفح، مع سجل مربوط بكل ملف يوثّق الاستعارات والنسخ ومرات الاطّلاع.
ابدأ بما تعرفه
يبحث فريقك في كل نوع مستند بالحقول التي يعتمد عليها في عمله اليومي.
اختر حقلًا لتجربته في الأرشيف أعلاه.
تعرف مكان الملف الأصلي دائمًا
يُسجّل كل طلب وتسليم وإعادة في سجل الملف، باسم المستلم وموعد الإعادة.
CT/2019-0457
النسخة الحالية تفتح أولًا.
سجل واحد، وكل نسخه محفوظة.
النسخ السابقة لا تُحذف، بل تبقى محفوظة مع سجل يبيّن من عدّل وماذا عدّل ومتى.
من المخزن إلى الشاشة
ما تحتاج إلى معرفته
من خلال إحدى شاشات البحث الأربع، بحقول الفهرسة أو بكلمات واردة في النص.
نعم، بالتاريخ أو الجهة أو الإدارة أو نوع المستند أو أي كلمة في الصفحة.
نعم، البحث بالحقول والبحث في النص الكامل كلاهما يعمل بالعربية والإنجليزية.
نعم، يستطيع المخوّلون في إدارات مختلفة الاطّلاع عليه في الوقت نفسه.
تُسجّل الطلبات والموافقات والتسليم والإعادة كلها في سجل الملف.
نعم، مع سجل يبيّن من عدّل وماذا عدّل.
نعم، فشاشتا البحث في الملفات تغطيان كل مستند في الملف، بما في ذلك نصوصه.
نعم، ويُبحث فيها من الشاشات نفسها.
من تسمح له صلاحيات مجموعته ومستوى السرية الذي يحمله فقط.
لا، يعمل البحث من المتصفح.
لنبدأ بالملف الأصعب في العثور عليه
تبحث الفهرسة في الحقول التي تصف الوثيقة، مثل رقم العقد واسم المورد. أما البحث في النص الكامل فيبحث في كلمات المستند، بما فيها النص الذي تتعرّف عليه المنصة في الصفحات الممسوحة. وتتكامل الطريقتان للوصول إلى الوثائق.
قوائم مراجعة وإرشادات عملية للبحث والرقمنة وجودة الوثائق.