من نخدم/الموارد البشرية وملفات الموظفين

الموارد البشرية وشؤون الموظفين

نظام إدارة مستندات الموارد البشرية، يجمع ملف كل موظف في مكان واحد

العقود، وصور الهويات، وتقييمات الأداء، وسجلات الإجازات. نرقمنها ونفهرسها بالموظف، ولا يراها إلا من يحق له ذلك.

سجلات موظفين توضيحية
ELArchiveملف موظف

اليوم الأول

خطاب العرض · العقد

مفهرس ومتاح

كل مرحلة

تقييمات الأداء · سجلات الإجازات

مفهرس ومتاح

بعد اليوم الأخير

مستندات إنهاء الخدمة · السجلات المحفوظة

مفهرس ومتاح
باختصار

باختصار: تساعد ELArchive الشركات وإدارات الموارد البشرية على حفظ ملف كل موظف في أرشيف آمن واحد. تُفهرس المستندات بالرقم الوظيفي والاسم والإدارة والتاريخ، وتُقيَّد البيانات الشخصية بحسب الدور ومستوى السرية، ويُسجّل كل اطّلاع.

ممكن شهادة خبرة قبل بكرة؟

أمهلني حتى آخر اليوم.

محادثة توضيحية

التحدي

يطلب موظف شهادة خبرة، فيقضي قسم الموارد البشرية بقية يومه في جمع ملفه.

يكبر ملف الموظف على مدى سنوات بين الموارد البشرية والرواتب والمدير المباشر، وتضيع منه أوراق في الطريق. وحين يقع نزاع أو تدقيق، يصبح الملف الناقص أصعب ما يمكن الدفاع عنه.

ما نؤرشفه

كل ما يجمعه ملف الموظف على مرّ السنين

أنواع مستندات تدعمها المنصة. الأمثلة ليست قائمة بسجلات أي عميل بعينه.

خطاب العرضعقدالتقييماتسجلات الإجازاتإنهاء الخدمة
سجل موظف توضيحي

الرقم الوظيفي 10452

الإدارة المالية · تاريخ التعيين 2016

كيف تلائم ELArchive مؤسستك

ما الذي يتغيّر لفريق الموارد البشرية؟

ملف مكتمل لكل موظف.

البحث بالرقم الوظيفي أو الاسم أو الإدارة أو التاريخ أو أي كلمة في الصفحة، بالعربية أو الإنجليزية.

البيانات الشخصية في نطاق محدود.

تُضبط الصلاحيات لكل مجموعة ولكل وحدة، وتُبقي مستويات السرية سجلات الرواتب والجزاءات لدى المخوّلين فقط.

كل اطّلاع موثّق.

تعرف من فتح ملف الموظف ومتى، فيكون لأي سؤال عن الخصوصية جواب واضح.

الوصول والتوثيق

سجلات الرواتب والجزاءات لا يراها إلا المخوّلون

صلاحيات توضيحية · يحدد فريقك الوصول الفعلي
المستندفريق الموارد البشريةالرواتبالمديرون المباشرون
سجلات الرواتبمسموحمسموحمقيّد
مستندات الجزاءاتمسموحمقيّدمقيّد
صور الهوياتمسموحمسموحمقيّد
صلاحيات تحددها أنت
تضبط هذه الصلاحيات لكل مجموعة ولكل وحدة، وتضيف مستويات السرية طبقة حماية أخرى لمستخدمين محددين بالاسم.
الدخول والنشاط
يدخل الموظفون بحساباتهم القائمة في Active Directory، ويُسجّل كل اطّلاع. تعرّف على الأمن والحوكمة

من الورق إلى الاستخدام اليومي

مراحل تنفيذ مشروع أرشفة ملفات الموظفين

اطّلع على مراحل المشروع كاملة
  1. 01

    التقييم

    نراجع عدد ملفات الموظفين وأنواع المستندات ومن يحتاج إلى الاطّلاع عليها.

  2. 02

    الرقمنة

    تتولّى فرقنا مسح ملفات الموظفين الحاليين والسابقين وفهرستها ومراجعتها مباشرة على ELArchive.

  3. 03

    التشغيل

    يبحث فريق الموارد البشرية في أرشيف واحد، ولكل دور صلاحياته المحددة.

الأرشيف القديم

موظفون غادروا، وملفاتهم ما زالت مسؤوليتك

ننقل ملفات الموظفين السابقين التي يلزمك الاحتفاظ بها من غرفة الحفظ إلى ELArchive، مفهرسةً ومراجَعة.

خطّط لمشروع رقمنة أرشيفك

سجلات الماضي،
متاحة اليوم.

من عملائنا في قطاع الشركات

SAUDIA

التكلفة والجدول الزمني

ما تكلفة مشروع أرشفة ملفات الموظفين، وكم يستغرق؟

يتوقف ذلك على عدد الموظفين، وعدد ملفات الموظفين السابقين لديك، وعدد أنواع المستندات المفهرسة. نغطي الثلاثة في جلسة التقييم، ثم تتسلّم خطة مكتوبة وجدولًا زمنيًا وعرض سعر.

خطة مكتوبةجدول زمنيعرض سعر

أسئلة وإجابات

قبل أن نتحدث.

9 أسئلة

هل تدير ELArchive ملفات الموظفين؟

نعم، نفهرس العقود وصور الهويات وتقييمات الأداء وسجلات الإجازات بالرقم الوظيفي والاسم والإدارة والتاريخ.

من يطّلع على ملف الموظف؟

المستخدمون الذين يملكون الصلاحية ومستوى السرية المطلوب فقط، وتُضبط الصلاحيات لكل مجموعة ووحدة.

هل يرى المدير المباشر ملفات فريقه؟

فقط إذا منحتم مجموعته هذه الصلاحية.

هل يمكن تقييد سجلات الرواتب والجزاءات أكثر؟

نعم، تقصر مستويات السرية المستندات الحساسة على مستخدمين محددين.

هل يُسجّل الاطّلاع على ملفات الموظفين؟

نعم، كل اطّلاع وتعديل واستعارة يُسجّل باسم صاحبه ووقته.

هل ترقمنون ملفات الموظفين السابقين؟

نعم، تتولّى IT-Blocks رقمنة الأرشيف المتراكم مباشرة على منصة ELArchive.

هل تدعم المنصة المستندات العربية والإنجليزية؟

نعم، تعمل الفهرسة والبحث في النص الكامل باللغتين في الأرشيف نفسه.

كم يستغرق مشروع أرشفة ملفات الموظفين؟

يتوقف ذلك على حجم المستندات وأنواعها، ونقدّم جدولًا زمنيًا واقعيًا بعد جلسة التقييم.

ما التكلفة؟

تتحدد بحجم المستندات وأنواعها ونطاق العمل، وتتسلّمون عرض السعر بعد مراجعتها في جلسة التقييم.

لنبدأ بسجلاتك

أصعب ملف موظف لديك هو أفضل اختبار. ابدأ به.

حدّثنا عن سجلات الموارد البشرية لديك، ونرتّب جلسة التقييم حولها.

معاينة محلية: يُجهّز النموذج طلبك دون إرساله. لا تُحفظ البيانات.

للتواصل مع الفريق الآن، استخدم صفحة التواصل الحالية.

أدلة تساعدك في تخطيط أرشيفك

قوائم مراجعة وإرشادات عملية للبحث والرقمنة وجودة الوثائق.

احجز جلسة تقييم