اعتمدت المؤسسة جدول مدد الاستبقاء. فهل يستطيع أرشيفك الالتزام به؟

يصل التوقيع الأخير، وتنتهي شهور من الصياغة والمراجعة. صار الجدول معتمدًا.

ثم تبدأ الأسئلة العملية. أي ملفات في غرفة الأرشيف تتبع أي فئة؟ وأيها تجاوز مدة استبقائه؟ وأيها لا يجوز إتلافه أبدًا؟ وفي المراجعة القادمة، كيف ستثبت أنك طبّقت الجدول؟

الجدول يحدد ما ينبغي أن يحدث لوثائقك، وأرشيفك يحدد إن كان سيحدث.

ما جدول مدد الاستبقاء؟

هو دليل القواعد المعتمد لوثائق المؤسسة. يصنّف الوثائق في فئات، مثل عقود الموردين وملفات الموظفين والمراسلات الواردة، ويضع لكل فئة قواعدها.

في الجهات الحكومية بالسعودية، يرسم نظام الوثائق والمحفوظات هذه القواعد. فهو يفرّق بين الوثائق التي يجوز إتلافها والوثائق التي لا يجوز إتلافها، ويغطي الوثائق الإدارية والمالية والتخصصية، ويُلزم بخطة تصنيف موحدة، ويمنح كل جهاز حكومي رمزًا مستقلًا.

أما البنوك والشركات في مصر وبقية المنطقة فتتبع لوائح قطاعاتها وسياساتها الداخلية. تختلف التفاصيل من جهة إلى أخرى، لكن المشكلة واحدة: جدول كُتب في مكان، وعليه أن يُطبّق على آلاف الوثائق في مكان آخر.

المصادر: هيئة الخبراء — نظام الوثائق والمحفوظات

ما يطلبه كل جزء من الجدول من أرشيفك

كل عمود في جدول مدد الاستبقاء يتحول إلى قدرة يجب أن يملكها أرشيفك. وهنا تظهر الثغرات عادةً.

وأي قدرة غائبة من العمود الثاني تعني أن هذه الخطوة متروكة لذاكرة أحد الموظفين.

ثلاث نقاط يتعثر عندها جدول مدد الاستبقاء

عند الإدخال. تدخل الوثيقة الأرشيف دون فئتها أو تاريخ بدء مدتها. وضعها الموظف في مجلد بدا مناسبًا وانتقل إلى غيرها. وبعد سنوات، حين تصل الفئة إلى نهاية مدتها، لا تظهر الوثيقة في أي قائمة. فإما أن تبقى إلى الأبد دون قصد، أو تُتلف مع دفعة لا تخصها، وهذا أسوأ.

عند تاريخ البدء. تبدأ معظم مدد الاستبقاء من حدث يقع بعد إنشاء الوثيقة بوقت طويل: انتهاء عقد، أو ترك موظف للعمل، أو إغلاق قضية. فإذا كان أرشيفك لا يحفظ إلا تاريخ المسح، فلن يعرف أحد متى تنتهي المدة.

عند المراجعة. يطلب المراجع الداخلي أو الجهة الوطنية المختصة بالأرشفة ما يثبت تطبيق الجدول. يعرض فريقك الجدول المعتمد، ثم يتوقف. لا يستطيع أن يبيّن الوثائق التي صنّفها وفقه، ولا من راجعها، ولا أين ذهبت أصولها.

الإخفاقات الثلاثة تقع داخل الأرشيف بعد الاعتماد، ولذلك لن تعالجها إعادة كتابة الجدول.

كيف تدعم ELArchive تطبيق الجدول يومًا بيوم

منذ عام 2008 وELArchive تدير أرشيفات جهات حكومية ومؤسسات خاصة في مصر والسعودية. وهذا ما يقابل كل متطلب في الجدول داخل المنصة.

لكل وثيقة فئة. يعرّف المشرف أنواع الوثائق والملفات بحيث تطابق فئات الجدول المعتمد، ويضع لكل نوع حقول فهرسته. ويختار الموظف النوع من هذه القائمة عند الإدخال، فيأتي التصنيف من قائمة ثابتة لا من الكتابة الحرة.

تاريخ البدء حقل إلزامي. قواعد التحقق تجعل الحقول إلزامية وتضبط صيغتها. أضف تاريخ انتهاء العقد أو تاريخ ترك الموظف للعمل حقلًا إلزاميًا، ولن يحفظ أحد الوثيقة من دونه.

المراجعة قبل القبول. يراجع مراجع جودة مختص كل وثيقة وبيانات فهرستها، فيعتمدها أو يعيدها للتصحيح مع تسجيل سبب الرفض. هكذا تظهر أخطاء التصنيف في يومها الأول، قبل موعد الإتلاف بسنوات.

الصلاحيات تتبع الفئة. تحدد من يعرض الملفات أو ينزّلها أو يطبعها، لكل مستخدم ومجموعة، وتحدد الإدارات التي يطّلع كل مستخدم على ملفاتها. وتقصر مستويات السرية الفئات الحساسة على من يحمل التصريح.

الأصل الورقي معروف المكان. تحتفظ مؤسسات كثيرة بالأصول الورقية بعد رقمنتها بسنوات. ويمكن أن تحمل كل وثيقة باركودًا، وإذا استعار أحدهم ملفًا ورقيًا، يعرض النظام مكانه ومع من.

الأدلة جاهزة قبل أن يطلبها أحد. لكل وثيقة حالة ظاهرة: معلّقة، أو مقبولة، أو مرفوضة، أو جاهزة للمراجعة، ويظهر معها من أنشأها. وتغطي التقارير الإدخال اليومي للمجلدات والوثائق، وحالة المجلدات عبر جميع المستخدمين والإدارات، والمجلدات غير المكتملة. وهذه هي الأدلة التي تطلبها أي مراجعة.

أما الإتلاف نفسه فيتبع الإجراءات المعتمدة في مؤسستك. وما تقدّمه ELArchive لهذه الإجراءات هو البيانات التي تقوم عليها: فئة كل وثيقة، وتاريخ بدء مدتها، ومن راجعها، وأين أصلها.

جرّب فئة واحدة قبل تطبيق الجدول كله

قاوم الرغبة في تطبيق الجدول كاملًا دفعة واحدة. اختر فئة واحدة، ويُفضّل أن يكون لها تاريخ بدء واضح مثل عقود الموردين، وتتبعها من البداية إلى النهاية.

هل تستطيع حصر كل وثائق هذه الفئة؟ هل تحمل كل وثيقة تاريخ بدء مدتها؟ هل تستطيع استخراج الوثائق التي تجاوزت مدة استبقائها؟ هل تستطيع إثبات من راجعها؟

كل إجابة بـ«لا» تشير إلى إصلاح محدد. وحين تنجزه في فئة واحدة، يتضح لك النمط في بقية الفئات.

أحضر جدولك المعتمد إلى جلسة التقييم. نختار معك الفئة الأولى، ونربطها بأنواع الوثائق والحقول الإلزامية وخطوات المراجعة قبل أي خطوة أخرى.

الأسئلة الشائعة