هل يستطيع أرشيفك إثبات أن الوثيقة لم تتغير؟

تخيّل عميلًا يعترض على شروط خطاب تسهيلات من بنكه. يجد الفرع النسخة الممسوحة على المجلد المشترك خلال دقائق، فالاسترجاع ليس المشكلة.

ثم يطرح محامي العميل سؤالين. كيف نعرف أن ملف PDF هذا هو النسخة التي وُقّعت؟ ومن كان يستطيع تعديله منذ ذلك الحين؟

الملف لدى البنك، لكنه يعجز عن الإجابة عن السؤالين.

أن تحتفظ بالوثيقة شيء، وأن تستطيع الدفاع عنها شيء آخر تمامًا.

لماذا يتكرر هذا السؤال أكثر من ذي قبل؟

وثائق كثيرة اليوم تولد رقمية من الأساس، أو تُوقّع إلكترونيًا. وفي السعودية، يمنح نظام التعاملات الإلكترونية التعاملات والتوقيعات الإلكترونية أثرها النظامي، بشرط أن تستوفي السجلات التي تقوم عليها المتطلبات التي حددها النظام.

ومع ندرة الأصول الورقية، صارت الوثيقة الرقمية هي الدليل. وأصبح على المؤسسات أن تثبت عن الملف أمورًا كان التوقيع والختم على الورق يثبتانها وحدهما.

المصادر: هيئة الخبراء — نظام التعاملات الإلكترونية

ما الذي يجعل الوثيقة الإلكترونية جديرة بالثقة؟

قد تخفق الوثيقة في إحدى هذه الخصائص وتظل مفيدة في العمل اليومي. المشكلة تبدأ في اللحظة التي يطعن فيها أحد بها.

المصادر: ISO 15489-1:2016 — إدارة الوثائق

أين تفقد الوثائق الرقمية حجيتها؟

المجلد المشترك. إذا كان المجلد يسمح بالتعديل، فكل من يفتحه يستطيع تعديل ما فيه. والملف الذي حفظه أحدهم فوق الأصل في الرابعة عصرًا يبدو مطابقًا تمامًا للملف الذي اعتمده المدير في العاشرة صباحًا.

إدخال بلا مراجعة. يقبل الموظف عقدًا ممسوحًا تنقصه الصفحة السابعة، لأن أحدًا لم يطابق عدد صفحاته مع الأصل. وبعد سنوات، يتضح أن البند محل النزاع في الصفحة السابعة.

توقيعات خارج الأرشيف. تتنقل النسخة الموقّعة عبر البريد الإلكتروني، والأرشيف يحتفظ بالمسودة غير الموقّعة. وعندها لا تستطيع المؤسسة أن تحدد أيهما الوثيقة المعتمدة.

غياب الفصل بين الأدوار. حين يستطيع الشخص نفسه إدخال الوثيقة واعتمادها وتعديلها، لا يجد النظام ما يميّز به التصحيح المشروع من تعديل ما كان ينبغي أن يحدث.

كيف تحمي ELArchive كل خاصية

تعمل ELArchive منذ عام 2008 لدى جهات حكومية ومؤسسات خاصة في مصر والسعودية. وإليك ما تفعله لكل خاصية من الأربع.

الأصالة: مصدر معروف. يدخل كل مستخدم بحسابه في Active Directory، فيرتبط كل إجراء بهوية معروفة. وتُظهر كل وثيقة من أنشأها، وتحمل باركودًا، وتمر على مراجع جودة غير الموظف الذي أدخلها.

الموثوقية: لا شيء يدخل دون فحص. يطابق فريق الجودة عدد الصفحات والوثائق مع الدفعة الورقية، ويتأكد من وضوح كل صورة، ويتحقق من اكتمال حقول الفهرسة وصحتها. وما يرفضه يعيده إلى الفريق المعني مع تسجيل سبب الرفض.

السلامة: كل تغيير يترك أثرًا. لا تدخل الوثيقة الأرشيف إلا بعد أن يعتمدها فريق الجودة. وتبقى النسخ السابقة محفوظة، مع سجل يوضّح من عدّل وماذا عدّل، فيبقى التمييز بين التصحيح والأصل ممكنًا دائمًا. وتحدد من يعرض كل ملف أو ينزّله أو يطبعه، لكل مستخدم ومجموعة، وتستطيع حجب بعض وظائف النظام عن مستخدمين بعينهم. وتقصر مستويات السرية الملفات الحساسة على من يحمل التصريح.

قابلية الاستخدام: تجدها حين تحتاجها. أمامك أربع شاشات بحث: للوثائق، وللنص داخلها، وللملفات، وللنص داخلها. تبحث بنوع الوثيقة أو نوع الملف أو الباركود. وتقرأ ELArchive النص في الصفحات الممسوحة بالعربية والإنجليزية، فيصل البحث إلى أي كلمة في متن الوثيقة.

أجرِ هذا الاختبار مع فريقك القانوني أو فريق المراجعة

اختر ثلاث وثائق قد تضطر مؤسستك إلى الدفاع عنها: عقدًا موقّعًا، وقرارًا لمجلس الإدارة، وإجراءً من إجراءات الموارد البشرية. اجلس مع مسؤول الشؤون القانونية أو المراجعة، وأجيبا معًا عن أربعة أسئلة لكل وثيقة:

• من أنشأها، وكيف نعرف ذلك؟
• هل طابقها أحد مع الأصل عند إدخالها؟
• هل يمكن أن تكون قد تغيرت منذ اعتمادها، ومن كان يملك صلاحية تغييرها؟
• هل نستطيع تقديمها كاملة خلال خمس دقائق؟

أي إجابة تبدأ بـ«سنحتاج إلى أن نسأل» تشير إلى ثغرة.

أحضر هذه الوثائق الثلاث إلى جلسة التقييم. نمر معك على الأسئلة الأربعة واحدًا تلو الآخر، ونريك أين يستطيع الأرشيف نفسه أن يجيب.

الأسئلة الشائعة