التحول الرقمي في السعودية يقوم على الوثائق. فهل يواكبه أرشيفك؟

يقدّم المواطن طلبه إلكترونيًا في أقل من دقيقة، وتصله رسالة الاستلام فورًا. ثم يصل الطلب إلى موظف يحتاج إلى وثيقة داعمة من عام 2016، محفوظة في صندوق بالطابق الثالث.

تبدو الخدمة رقمية من الخارج، لكنها في الداخل تنتظر الورق.

أين تقف الحكومة الرقمية في المملكة؟

قطعت المملكة شوطًا كبيرًا. ففي مؤشر الأمم المتحدة لتطور الحكومة الإلكترونية لعام 2024، جاءت السعودية في المرتبة السادسة عالميًا، متقدمة 25 مرتبة، وفي المرتبة الرابعة في مؤشر الخدمات الإلكترونية.

وفي المنطقة، وضعت دبي المعيار الأول للحكومة اللاورقية. ففي ديسمبر 2021 أعلنت اكتمال تحول حكومتها إلى العمل بلا ورق في 45 جهة حكومية، بعد أن وفّرت أكثر من 336 مليون ورقة وأكثر من 14 مليون ساعة عمل منذ إطلاق استراتيجيتها في 2018.

والتحول نفسه يمتد إلى حوكمة البيانات. فمعايير مكتب إدارة البيانات الوطنية تغطي 15 مجالًا، منها مجال إدارة الوثائق والمحتوى، وتُطبَّق على الجهات العامة في المملكة وعلى شركائها الذين يتعاملون مع بيانات حكومية. أي أن إدارة الوثائق لم تعد شأنًا داخليًا متروكًا لاجتهاد كل جهة، بل جزءًا من إطار وطني لحوكمة البيانات.

المصادر: رؤية السعودية 2030 — التقرير السنوي 2024 · إعلان حكومة دبي اللاورقية، ديسمبر 2021 · معايير مكتب إدارة البيانات الوطنية · Fortra — ملخص معايير مكتب إدارة البيانات الوطنية

الفجوة بين الخدمات الرقمية والوثائق الورقية

تبدأ معظم برامج التحول الرقمي من حيث يراها المستفيد: البوابات والتطبيقات والخدمات الإلكترونية. وهذه بداية صحيحة. لكن سرعة أي خدمة تتحدد بأبطأ وثيقة تعتمد عليها.

خلف الخدمة الحكومية عادةً ثلاثة أنواع من الوثائق:

• الوثيقة الداعمة. الترخيص أو العقد أو القرار الأصلي الذي يستند إليه الطلب.
• ملف المعاملة. كل ما يُنشأ أثناء معالجة الطلب: الخطابات، والموافقات، والملاحظات.
• وثيقة النتيجة. القرار النهائي، الذي يصبح بدوره وثيقة داعمة للطلب التالي.

إذا كانت الأولى ورقية، تباطأت الخدمة. وإذا تفرّق الثاني بين البريد والمجلدات المشتركة، ضاع مسار القرار. وإذا لم تُؤرشف الثالثة كما ينبغي، بدأ الطلب التالي الدورة نفسها من جديد.

خمس علامات على أن أرشيفك يبطئ الخدمة

1. يغادر الموظف النظام ليجد وثيقة. الخدمة إلكترونية، لكن الموظف لا يزال يذهب إلى غرفة الأرشيف أو يتصل بزميل.

2. تُمسح الوثيقة نفسها أكثر من مرة. كل إدارة تمسح الملف لطلب مختلف، لأن أحدًا لا يجد النسخة الأولى.

3. البحث لا يعمل إلا برقم مرجعي. إذا لم تستطع البحث بالاسم أو التاريخ أو الجهة، فالوثائق القديمة في حكم المفقودة.

4. الصلاحيات مرتبطة بالمجلد لا بالشخص. من يدخل المجلد يرى كل ما فيه، بما في ذلك الوثائق الحساسة.

5. لا أحد يعرف أين الأصل الورقي. استعاره أحدهم، ولم تُسجّل الاستعارة.

علامة واحدة تبطئ الخدمة، وثلاث علامات توقفها.

كيف تدعم ELArchive الجهات الحكومية في المملكة

تعمل ELArchive منذ عام 2008 لدى جهات حكومية ومؤسسات خاصة في مصر والسعودية، وتدعمها IT-Blocks من مكتبها في الرياض.

رقمنة لا مجرد مسح. تتولّى فرقنا مسح الأرشيف المتراكم وفهرسته ومراجعته مباشرة على ELArchive. ويتحقق فريق الجودة من عدد الصفحات ووضوح الصورة وبيانات الفهرسة قبل أن تدخل أي وثيقة الأرشيف.

وصف يطابق طريقة عمل جهتك. يعرّف المشرف أنواع الوثائق والملفات وحقول فهرسة كل نوع، مع قواعد تحقق تمنع دخول أي وثيقة ناقصة.

بحث لا يحتاج إلى رقم مرجعي. أربع شاشات بحث: للوثائق، وللنص داخلها، وللملفات، وللنص داخلها. وتقرأ ELArchive النص في الصفحات الممسوحة بالعربية والإنجليزية، فتصبح كل كلمة في الصفحة قابلة للبحث.

صلاحيات تتبع الشخص. تحدد من يعرض كل ملف أو ينزّله أو يطبعه، لكل مستخدم ومجموعة، والإدارات التي يطّلع كل مستخدم على ملفاتها. ويدخل المستخدمون بحساباتهم في Active Directory.

الأصل الورقي معروف المكان. إذا استعار أحدهم ملفًا ورقيًا، يعرض النظام مكانه ومع من.

ابدأ بالخدمات الأطول انتظارًا

لا تحتاج إلى رقمنة الأرشيف كله لتسريع خدمة واحدة. اختر خدمتين أو ثلاثًا من الخدمات الإلكترونية الأطول مدةً في المعالجة، واكتب الوثائق الداعمة التي تحتاجها كل منها. هذه الأنواع هي دفعة الرقمنة الأولى.

إن كانت جهتك تطابق وثائقها مع مستهدفات رؤية 2030، فأحضر لنا الخدمات الأطول انتظارًا. نبيّن لك الوثائق التي تقف خلفها، وما يتطلبه نقلها إلى الأرشيف الرقمي.

الأسئلة الشائعة